Kto prowadzi listę obecności?

Lista obecności prowadzona jest przez dział kadr danej firmy. Poszczególne jednostki na czele z menedżerami działów i zespołów mają obowiązek prowadzenia list obecności i grafików pracy, które są uzupełniane przez zatrudnionych, a następnie weryfikowane przez przełożonych, by ostatecznie zostały rozliczone przez działy kadrowe. W niektórych firmach działania kadrowe zlecenia się na zewnątrz do tak zwanych firm outsourcingowych świadczących usługi z zakresu ewidencji czasu pracy. Standardowo więc listę obecności prowadzi przełożony danego działu lub jest to ogólnodostępna lista, którą pracownicy uzupełniają w momencie, gdy zaczynają pracę oraz po jej zakończeniu. Na koniec miesiąca listy są zbierane i analizowane przez działy kadrowe. Coraz częściej jednak odchodzi się od tradycyjnych list na rzecz elektronicznej ewidencji czasu pracy; dzięki takiej metodzie listy generowane są automatycznie poprzez odpowiedni program. Jeśli poszukujesz darmowych wzorów listy obecności, sprawdź stronę internetową inewi.pl, gdzie znajdziesz wszystkie potrzebne materiały.

Czy lista obecności jest obowiązkowa?

Co mówią przepisy na temat listy obecności w pracy? Przyjrzyjmy się co na ten temat znajduje się w aktach prawnych. Według Kodeksu pracy i artykułu 149:

• §1. Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.
• §2. W stosunku do pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy, pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy oraz pracowników otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej nie ewidencjonuje się godzin pracy.

Wyżej wymienione przepisy stanowią o prawach i obowiązkach pracodawcy w zakresie prowadzenia ewidencji czasu pracy. Nie ma znaczenia, jak duża jest firma i ile pracowników zatrudnia - pracodawca i tak ma bezwzględny obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracownika. Jednak sama lista obecności ma mu tylko w tym pomóc, więc nie jest obligatoryjna, ale większość pracodawców i tak ją prowadzi, by później móc uzupełnić kartę ewidencji czasu pracy prawnika. Lista jest tak naprawdę potwierdzeniem obecności danego pracownika w godzinach pracy i może być wyrażona jako tradycyjny podpis zatrudnionego lub np. zarejestrowanie kartą magnetyczną, którą to obecność notuje używany do tego system. Sprawdź więcej na ten temat w publikacji "Lista obecności pracownika - co powinno się w niej znaleźć?"

Jak prowadzić listę obecności?

Coraz częściej mówi się o elektronicznej liście obecności. Warto rozejrzeć się na rynku za sprawdzonymi systemami do ewidencji czasu pracy, które oferują elektroniczną rejestrację pracownika pojawiającego się w miejscu pracy. Może to być karta magnetyczna, PIN, rejestracja przez kamerę odczytującą twarz pracownika, odcisk palca lub kod QR. Możliwości jest naprawdę sporo.