Utrzymanie ruchu w małym zakładzie - od czego zacząć, gdy nie ma działu technicznego?

Nie trzeba jednak od razu tworzyć dużego działu ani zatrudniać dedykowanego kierownika. Wystarczy kilka prostych kroków, które sprawią, że utrzymanie ruchu przestanie polegać wyłącznie na ciągłym gaszeniu pożarów.

Nazwać osobę, która za to odpowiada
W małych zakładach utrzymaniem ruchu zajmują się często wszyscy - i nikt zarazem. Operator coś wyreguluje, brygadzista zadzwoni po serwis, a właściciel zamówi część. Pierwszym krokiem jest więc wskazanie jednej osoby, która odpowiada za ogólny stan maszyn, nawet jeśli robi to obok innych obowiązków.

Osoba ta nie musi naprawiać wszystkiego sama. Jej zadaniem jest wiedzieć, co dzieje się na hali, prowadzić ewidencję, pilnować terminów przeglądów oraz decydować, kiedy i do czego wzywać wsparcie z zewnątrz.

Spis maszyn, czyli pierwszy dokument

Bez listy maszyn nie da się zaplanować niczego innego. Dla każdego urządzenia wystarczy na początek kilka informacji: nazwa i numer inwentarzowy, producent, rok produkcji, miejsce ustawienia, dostępna dokumentacja i kontakt do serwisu. Przy okazji warto ocenić, jak bardzo zakład zależy od danej maszyny.

Taki podział na maszyny krytyczne i pozostałe przydaje się później na każdym kroku. Podpowiada, gdzie robić przeglądy częściej, jakie części trzymać na stanie i komu dać pierwszeństwo, gdy w tym samym czasie psują się dwie rzeczy.

Rejestr awarii od pierwszego dnia

Większość małych zakładów nie wie, ile naprawdę kosztują ich awarie, bo nigdzie ich nie zapisuje. Rejestr nie musi być rozbudowany. Data, maszyna, objaw, czas postoju, co zrobiono i jakie części zużyto - to wystarcza, żeby po kilku miesiącach zobaczyć, które urządzenia psują się najczęściej.

Te dane są potem najlepszym argumentem w rozmowie o budżecie. Łatwiej uzasadnić remont albo wymianę maszyny, gdy można pokazać, że w ciągu pół roku stała łącznie kilkadziesiąt godzin.

Przeglądy według producenta i przepisów
Punktem wyjścia do planu przeglądów są instrukcje producentów. To w nich zapisano, co i jak często należy sprawdzać, smarować lub wymieniać.

Osobną, kluczową grupę stanowią urządzenia podlegające dozorowi technicznemu - takie jak suwnice, wózki widłowe czy zbiorniki ciśnieniowe. Dla nich terminy badań wynikają bezpośrednio z przepisów prawa, a nie z wyboru zakładu. Planowanie najlepiej zacząć skromnie, od maszyn krytycznych, i sukcesywnie go rozszerzać. Harmonogram, którego nie da się wykonać przy obecnej obsadzie, szybko przestaje być przestrzegany.

Mały zapas części zamiast pełnego magazynu

Mały zakład nie potrzebuje magazynu części na wszystkie okazje. Potrzebuje krótkiej listy pozycji, których brak zatrzymałby produkcję na dłużej, bo ich dostawa trwa tygodniami: specyficzne łożyska, pasy, czujniki, bezpieczniki do konkretnych maszyn. Resztę da się zwykle kupić z dnia na dzień.

Tę listę najlepiej ułożyć na podstawie spisu maszyn krytycznych oraz wniosków z pierwszych miesięcy prowadzenia rejestru awarii.

Co robić samemu, a co zlecać

W małym zakładzie nie ma sensu utrzymywać kompetencji do każdego typu napraw. Codzienne czynności, smarowanie, proste regulacje i wymiany typowych części można robić na miejscu. Naprawy układów sterowania, badania wymagane przepisami i prace wymagające specjalnych uprawnień zwykle lepiej zlecać wyspecjalizowanym firmom.

Ważne, żeby usługi zewnętrzne też trafiały do rejestru. Bez tego koszt utrzymania maszyny jest zaniżony, a historia urządzenia niepełna.

Kiedy arkusz przestaje wystarczać

Na początku wszystkie te zapisy spokojnie mieszczą się w arkuszu kalkulacyjnym. Przy kilkunastu maszynach i jednej osobie prowadzącej dane, jest to rozwiązanie wystarczające. Gdy jednak maszyn przybywa, zgłoszenia spływają z kilku zmian, a nadzór sprawuje więcej niż jedna osoba, arkusz zaczyna funkcjonować w kilku wersjach i szybko traci na wiarygodności.

Wtedy warto rozważyć system do zarządzania utrzymaniem ruchu. Nie musi to być od razu rozbudowane wdrożenie. Na przykład SUR-FBD ma wersję Lite przeznaczoną dla małych przedsiębiorstw, a dane prowadzone dotąd w Excelu można przenieść do systemu, więc zebrana historia awarii i przeglądów nie przepada.