Czy usuwanie i niszczenie danych osobowych mieści się w definicji przetwarzania?

Czym jest przetwarzanie danych osobowych?

Chcąc poznać definicję przetwarzania danych osobowych, należy sięgnąć do RODO. Zgodnie z tym aktem prawnym, przetwarzanie to:

• gromadzenie,
• adaptowanie,
• porządkowanie,
• odzyskiwanie,
• udostępnianie,
• modyfikowanie,
• ujawnianie

danych. Można więc powiedzieć, że każda “obróbka” danych stanowi ich przetwarzanie.

Usuwanie i niszczenie danych a ich przetwarzanie

Czy niszczenie i usuwanie danych osobowych to także ich przetwarzanie? Tak, tego rodzaju czynności również mieszczą się w definicji słowa “przetwarzanie”. A to z kolei pociąga za sobą określone konsekwencje. RODO nakazuje zabezpieczenie danych na każdym etapie procesowania, także podczas niszczenia. Co więcej, muszą one zostać usunięte trwale. W praktyce oznacza to brak możliwości ewentualnego odtworzenia ich nawet w dłuższym okresie. Niszczenie dokumentacji zawierającej dane osobowe wymaga rzetelnego podejścia. Przede wszystkim należy zapewnić jej ochronę na czas transportu czy przenoszenia z archiwum do niszczarki. Po drugie, niezbędny jest profesjonalny sprzęt. Niszczarki biurowe na ogół nie spełniają standardów bezpieczeństwa, dlatego warto powierzyć dokumenty profesjonalnej firmie.

Jak bezpiecznie przetwarzać i niszczyć dane osobowe?

W przetwarzaniu danych osobowych obowiązuje zasada minimalizacji. Gromadzi się tylko te najpotrzebniejsze, a następnie wykonuje jak najmniej operacji, które mogłyby spowodować wyciek. Nie wolno na przykład przeglądać teczek osobowych pracowników ani tym bardziej udostępniać ich komukolwiek, jeśli nie zachodzi taka konieczność. Podobnie jest w przypadku niszczenia dokumentów. Dobrze, aby pracowały z nimi wyłącznie osoby doświadczone, które wiedzą, na czym polega prawidłowe usuwanie danych osobowych.

Utylizację dokumentów możesz powierzyć wyspecjalizowanej firmie HSM Recycling. Cała procedura odbywa się na podstawie umowy, która upoważnia osoby trzecie do przejęcia dokumentacji. Takie rozwiązanie jest dopuszczalne przez RODO, a nawet w pewien sposób wymagane. Jeśli nie jesteś w stanie samodzielnie usunąć danych, warto powierzyć je komuś, to zrobi to dobrze. Dzięki temu nie musisz martwić się ewentualną odpowiedzialnością za udostępnienie informacji chronionych.